在國外大學(xué)讀書的時候,經(jīng)常會遇到要給教授發(fā)郵件的情況,通常是探討學(xué)術(shù)問題、想做助研、參觀實驗室、申請讀碩士或者讀博士等。很多學(xué)生最最最頭疼的問題就是,用什么樣的措辭、郵件內(nèi)容該怎么寫,畢竟是給學(xué)術(shù)大牛寫郵件,生怕一不留神寫錯了,效果適得其反。
相信大家也會遇到同樣的問題,被“用什么樣的郵件主題最佳呢”,“用什么樣的英語表達最好呢”等各種各樣的煩惱困擾著。所以今天,小編來介紹下用英語和教授發(fā)郵件溝通時的注意事項和實用表達方式,希望大家能用得上~
確定主題
好的開始是成功的一半。如果開篇絮絮叨叨一直沒有切入主題,那么很可能會導(dǎo)致教授對你的郵件失去興趣,要么石沉大海,要么先入為主認為你是個沒有重點的人。兩種情況都不是我們想要的結(jié)果。
所以寫郵件第1件事,就是確定自己的想要詢問或請求的事情然后以此作為主題名,這樣收件人看到主題就能夠迅速了解郵件的大概內(nèi)容。
正文
其次是我們的正文部分。正文部分注意兩大原則:一是語言簡明切記啰嗦;二是表達自己的意圖。
一些教授有數(shù)百名學(xué)生,如果是第一次向他們發(fā)送電子郵件,最好有一個簡單的自我介紹并說明來意,在郵件中說明自己所在的課程或者班級。
介紹自己的內(nèi)容點到即可,不必長篇大論。如果是博士申請,那么研究內(nèi)容部分是重點,教授對你是誰并不感興趣,但是你研究的方向很有可能引起教授的興趣。
行文語言
首先還是要確保郵件里對教授的態(tài)度是尊重的。對于教授要用”Professor”,“Prof.”或“Dr.”的稱呼,對于還不是教授但已經(jīng)有博士學(xué)位的人要用”Dr.”,其他的情況一律用”Ms.”或”Mr.”。
對于熟識的教授,可以采用Hi或者Dear,這個可以根據(jù)教授的郵件風(fēng)格來決定。但是,第1次聯(lián)系時最好還是用”Prof. ”這樣正式的稱呼。
注意語法、拼寫和標(biāo)點符號。堅持正式的語調(diào),避免使用表情符號或非正式縮寫,例如FYI或ASAP。發(fā)送之前再檢查一次教授姓名的拼寫,語法上的錯誤可以借助軟件幫我們糾正,但同時也要注意不要在郵件中使用過多的禮貌性用語。歸納出必要信息,把想要傳達的內(nèi)容清楚地表達出來就好了。
然后在郵件的最后,也可以客氣地表達一下自己的感謝,或者對于這份崗位或者名額的期待,但是切記要言簡意賅,不必過多贅述。
附件
如果自己有過相關(guān)的科研或者學(xué)術(shù)經(jīng)歷,那么將自己的經(jīng)歷和論文制作成1-2頁簡歷作為附件附在郵件中以便讓對方更好的了解自己,可以簡要地提醒教授附件的主題和內(nèi)容。
如果不回復(fù)怎么辦……
如果不回復(fù),
那就……
重新再發(fā)一封郵件!
教授很忙,不回信很正常。如果過了1 ~ 2周還沒有回信的話,可以試著再發(fā)一封郵件。
但是不是同樣一封郵件發(fā)兩次!
教授通常每天都會收到上百封電子郵件,如果向教授發(fā)送了有關(guān)班級相關(guān)問題的電子郵件,可以在2個工作日內(nèi)發(fā)送后續(xù)電子郵件。如果向教授發(fā)送的電子郵件與班級問題無關(guān),或者發(fā)送給個人不認識的教授,建議在3-4個工作日內(nèi)發(fā)送后續(xù)電子郵件。
重新發(fā)送郵件的時候,記得把之前的郵件換成更加容易回答、簡潔的問題,這樣就容易得到回復(fù)。
很多實驗室都有助教,申請實驗室參觀或者博士后的時候,順便抄送一份發(fā)給助教也會增大收到回信的幾率。小提示:拉進跟師兄師姐的距離對申請也是有很大幫助的!