教授、學(xué)校行政…不回你的郵件？原因在這里

　　去新西蘭留學(xué)讀書，永遠(yuǎn)繞不開(kāi)的一件事就是“寫郵件”，不管大事小事簡(jiǎn)單事麻煩事，只要需要和教授或者學(xué)校溝通的事兒，統(tǒng)統(tǒng)都需要先寫郵件，哪怕你想約面談，也要寫郵件約。

　　在講主題前，先要來(lái)強(qiáng)調(diào)一下

　　“使用常規(guī)或正式的郵箱名”的重要性

　　許多同學(xué)可能已經(jīng)知道，不管是求學(xué)還是找工作，都盡可能少用QQ郵箱，這不是因?yàn)橥鈬?guó)人對(duì)QQ有什么偏見(jiàn)，而是因?yàn)镼Q郵箱通常都用數(shù)字作為郵箱名，看起來(lái)很難辨認(rèn)誰(shuí)是誰(shuí)，感覺(jué)非常的不正規(guī)。

　　下面讓我們步入正題

　　郵件的主題盡量簡(jiǎn)短禮貌，緊扣主題

　　比如我們想問(wèn)作業(yè)和期中考試，這封郵件，主題就可以叫——“Homework & Questions about Mid-term Exam”，加標(biāo)點(diǎn)7個(gè)詞搞定，確保一行可以顯示出來(lái)。

　　切記，千萬(wàn)【不要】——

　　1.在主題打招呼——因?yàn)�，很多垃圾廣告郵件都是以“Hi this is XXX …”作為主題的，教授可能看都不看直接刪了…

　　2.用“Urgent！”——緊急等不禮貌的語(yǔ)氣；

　　3.主題帶各種符號(hào)——太不嚴(yán)肅；

　　4.主題太長(zhǎng)——一行顯示不下，啰里八嗦；

　　5.無(wú)主題——學(xué)校和教授一般不會(huì)留意無(wú)主題的文件，而且這也顯得寫信人的潦草和馬虎。

　　郵件開(kāi)頭稱呼，盡量具體

　　通常情況下，教授都比較喜歡嚴(yán)謹(jǐn)且有禮貌的稱呼，越具體越好。

　　一般會(huì)寫“Dear Professor + 教授的姓”，而不是To Whom It May Concern，如果教授的頭銜不是Professor，而是Dr. 或者別的，換成相關(guān)正確的頭銜就好了，頭銜一般可以在學(xué)校官網(wǎng)查到。

　　如果剛?cè)雽W(xué)還不記不清教授的姓名或者不知道學(xué)校相關(guān)部門員工的名字，也可以用比較通用的Dear Sir/Madam或Dear officer來(lái)代替。

　　郵件正文，清晰簡(jiǎn)潔

　　郵件正文建議不要超過(guò)三段。教授每天要閱讀很多的來(lái)信，內(nèi)容過(guò)于繁瑣冗長(zhǎng)本能地讓人反感。

　　在郵件的最開(kāi)頭，記得簡(jiǎn)單打招呼。

　　然后重點(diǎn)，寫出你的姓名、專業(yè)、學(xué)號(hào)，尤其是給學(xué)校公關(guān)部門寫信的時(shí)候，比如你要換課程，卻沒(méi)有寫清楚自己的身份，收信的老師不知道你是誰(shuí)，也就無(wú)法幫你處理郵件中的事情。

　　任何你想仔細(xì)說(shuō)說(shuō)的細(xì)節(jié)都放在第二段。

　　任何你想做的事情、想問(wèn)的問(wèn)題、不管是理由也好、解釋也好…你想說(shuō)的重點(diǎn)都放在這一段內(nèi)。

　　如果問(wèn)題比較多，要羅列清楚，也可以把問(wèn)題標(biāo)出序號(hào)。

　　切記多用禮貌的問(wèn)句，提出任何請(qǐng)求的時(shí)候都決不能用“I want”，一定要用 “May I”、 “Could I”、 “Would it be possible”或者 “I was wondering if” 這種超溫柔的語(yǔ)氣。

　　最后要表達(dá)感謝，外加再簡(jiǎn)單的寒暄一下。

　　比如，很感謝您花時(shí)間看我的郵件，期待您的回信等等。最后的簽名也很重要。每封郵件最后都要感謝對(duì)方抽出時(shí)間來(lái)幫助你，并以“Best Wishes， Regards”來(lái)結(jié)尾。 最后署上你的全名，盡量不要用昵稱。

　　其他校內(nèi)郵件小tip：

　　1.郵件不要都用大寫字母來(lái)寫，因?yàn)檫@是一種在郵件中表達(dá)憤怒或者其他強(qiáng)烈感情的方式，會(huì)給收件人一種咆哮體的感覺(jué)；

　　2.郵件發(fā)送之前，注意再次檢查拼寫、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和語(yǔ)法錯(cuò)誤；

　　3.如果當(dāng)天沒(méi)有收到回復(fù)，不要過(guò)于頻繁的追著問(wèn)，給教授和工作人員一點(diǎn)時(shí)間，如果幾天都還是沒(méi)有收到回信，可以再發(fā)郵件詢問(wèn)，但不要魯莽的直接問(wèn)“你收到我上封郵件了嗎”，要委婉的表達(dá)“您最近好嘛，在上周的郵件里提到的問(wèn)題我還是很希望得到您的建議”等等；

　　4.最后，收到回復(fù)，記得回個(gè)謝謝哦～